GED – Docushare flex – Gerenciamento de documento

O Gerenciamento de Documento é uma revolução em velocidade e ganho de produtividade para as empresas. O GED é uma forma de os documentos digitalizados serem organizados em um data-center, que inclui todo um sistema de segurança. Uma forma extremamente segura de acessar qualquer documento a qualquer lugar, a qualquer hora.

Conheça a melhor solução de gerenciamento de documento com a tecnologia Xerox e Novtech.

O DocuShare Flex ajuda a categorizar, armazenar, organizar e gerenciar todo o ciclo de vida de seu conteúdo de negócios em um repositório central seguro na nuvem. Os funcionários gerenciam seu conteúdo por meio da interface intuitiva, onde podem organizar arquivos facilmente.

Controle quem pode acessar, criar e visualizar documentos. Você pode proteger convenientemente o conteúdo com a capacidade de usuário e grupo para definir controles de acesso, bem como uma visão do administrador de todas as permissões. Além disso, você pode habilitar o arquivamento, análises e destruição de dados automatizados e se beneficiar de relatórios e trilhas de auditoria de segurança.

Docushare Flex é uma plataforma de próxima geração em nuvem segura e intuitiva 

• Entrega em nuvem baseada em SaaS para rápida adoção
• Experiência do usuário atualizada, 100% baseada na web
• Fluxos de trabalho orientados pelo usuário que não requerem serviços profissionais caros
• Maior escalabilidade, para crescer com seu negócio
• Extensibilidade para se conectar aos seus sistemas de linha de negócios, como planejamento de recursos empresariais (ERP)
• Portabilidade para salvar suas regras de negócios e reaplicá-las em outros departamentos
• Gerenciamento de usuário integrado opcional
• Melhorias de permissão para segurança elevada

Acesso 24 hrs ao conteúdo

Não importa onde esteja ou qual dispositivo está usando. Todos podem ter acesso rápido e seguro aos conteúdos. Está disponível em desktops, navegadores e dispositivos móveis 24 horas por dia. E com um poderoso mecanismo de pesquisa de texto completo, todos podem encontrar os arquivos facilmente em apenas alguns segundos.

Controle quem pode acessar, criar, visualizar documentos. Você pode proteger o conteúdo com a capacidade de usuário e grupo para definir os controles de acesso. Pode habilitar arquivamento, análises e destruição de dados automatizados.

Segurança no acesso

O DocuShare Flex usa o servidor Apache Web e o miniaplicativo do servidor Apache Tomcat para lidar com solicitações de navegador de usuários (clientes) e para gerar as páginas da Web resultantes. O Apache fornece proteção por senha para o servidor Web e é forçado para HTTPS. HTTPS criptografa todas as transações na Web entre o servidor e o navegador e requer o uso de uma conexão de servidor https (servidor http seguro) em vez do protocolo http. Esse é um processo bidirecional, o que significa que tanto o servidor quanto o navegador criptografam todo o tráfego antes de enviar os dados

Controle de Acesso

Controles de acesso O DocuShare Flex oferece três funções de usuário que fornecem vários níveis de acesso a conteúdo e recursos. Consumidores: Podem visualizar o conteúdo ao qual receberam acesso; eles não podem adicionar conteúdo. Eles também podem marcar, baixar e enviar conteúdo por e-mail. Colaboradores: Pode adicionar, atualizar e gerenciar o conteúdo do site. Coordenadores: Pode definir configurações e recursos do site; logs de acesso e outras informações do site; e gerenciar usuários e grupos do site.

 

Permissões de Acesso

O acesso ao conteúdo do DocuShare Flex é controlado por meio de listas de acesso. Uma lista de acesso consiste em usuários e grupos específicos e o conjunto de recursos de permissão (denominado conjunto de permissões) atribuído a cada conta. O DocuShare Flex inclui quatro conjuntos de permissões: Leitor, Participante, Editor, e Gerente. Os coordenadores do DocuShare Flex criam as listas de acesso que são usadas em um site. Ao criar uma lista de acesso, um Coordenador determina quem pode gerenciar a lista (alterar os membros e seus conjuntos de permissões atribuídos), bem como quem pode atribuir a lista aos objetos do site. O uso de um conjunto definido e gerenciado de listas de acesso em seu site garante consistência na aplicação de permissões, especialmente em aplicativos orientados a processos.

Com a lista de acesso você pode controlar o que o usuário/grupo pode ver e fazer. Quais pastas/documentos ele pode acessar e quais ações podem ser tomadas.Se trata de controlar todos os tipos de permissões, garantindo consistência para as regras de usuário.
Você vai ter uma PASTA > Documentos e outras pastas dentro desta PASTA > Vai assinar grupo de usuários a esta pasta e lista de acesso com as permissões para acessar esta pasta.

Exemplo: Usuários podem alterar a versão do documento mas não podem alterar os metadados do documento.

 

Tarefas de aprovação / Workflow

Como parte do processo de trabalho, você geralmente precisará solicitar feedback de outros, receber aprovação do conteúdo ou simplesmente compartilhar informações. Nossa solução permite que você automatize o roteamento de documentos e outros tipos de conteúdo a usuários e solicite uma ação específica após o recebimento das tarefas de roteamento pelos usuários.

Diferentes funções de usuário do DocuShare Flex contam com diferentes recursos de roteamento. Os usuários Consumidores só podem receber e completar as tarefas (rejeitar, aprovar, reconhecer).. Os Colaboradores só podem completar tarefas, além de dar início ao roteamento nos modelos existentes. Os Coordenadores podem realizar as ações anteriores e também acessar as páginas de Gerenciamento de tarefas para criar e gerenciar modelos de roteamento.

O DocuShare® Flex é organizado em torno de tarefas baseadas em documentos – tornando mais fácil mantê-las sob controle. Todas as suas tarefas atribuídas estão disponíveis em uma visualização, clicando em Minhas tarefas.

 

Regras de Conteúdo

Uma regra de conteúdo permite que uma ação seja executada automaticamente na ocorrência de um evento específico. Por exemplo, você pode criar uma regra de conteúdo para uma pasta rotear um documento (a ação) quando ele é adicionado à pasta (o evento). Ou você pode criar uma regra de conteúdo para que um documento tenha uma mensagem de email enviada (a ação) quando o documento for bloqueado (o evento).

As regras de conteúdo podem ser combinadas com os templates de roteamento. Automatizar os fluxos de trabalho fica muito mais fácil dessa forma. 

Podemos observar qualquer evento que vá ocorrer e podemos tomar qualquer ação quando esse evento ocorrer.

Exemplo: Adicionar uma regra de conteúdo em uma pasta para monitorar arquivos excel, quando um arquivo excel for adicionado para esta pasta, o resumo e palavras chaves do documento serão alterado, será enviado um e-mail para o administrador da pasta informando que um documento excel foi adicionado a pasta. Pode ser criado várias regras de conteúdo com diferentes funções.

 

Anotações e Redigir Conteúdo

Docushare flex é um software robusto que atende a demanda de pequenas, médias e grandes empresas. Excelente custo-benefício para o gerenciamento de documentos, fluxos de trabalho, aprovação de documentos, regras de negócio e mais.

Quer saber mais sobre o Docushare Flex? Como contratar e como testar o software?

Saiba mais sobre o software Docushare Flex com a Novtech.

Entre em contato agora mesmo com a revendedora autorizada Xerox:

CNPJ: 07.035.045/0001-40

WhatsApp: (21) 98369-0506

Telefones: SP: (11) 2638-7030 | RJ: (21) 3907-5151

E-mail: [email protected]